日報習慣の定着で報告の質がアップ！
社員の”考える力”を伸ばして組織力向上へ

導入の背景
コロナ禍でも社員の関係構築力を高めたい

Palette.の導入前に抱えていた組織や業務の課題について教えてください。

野山様：私たちが課題としていたところはやはり社員との関係性や組織力ですね。 私が入社した当時から弊社の組織力には伸びしろがあると感じていました。

SEとして物作りに集中していると、お客様の指示通りに作ることに慣れすぎてしまいます。 人に寄り添うことそのものは悪いことではありませんが、言われたことしかできない組織になってしまうのは組織力の低下に繋がると考えていました。

特に上司と部下の関係において言えることですが、人を動かすには関係の質が重要です。コロナウイルスの蔓延で、対面でのコミュニケーションが困難になりましたが、これを関係の質を見直すチャンスと捉えました。そんな時、直接会わずともコミュニケーションが取れ、関係の質も向上できるPalette.を導入したらどうかという話が上がってきたんです。

関係の質向上からの組織力アップで、業績向上に繋げていこうということですね。

野山様：はい、Palette.のテーマそのものですね。

敷地様：結構思い切った導入でしたよね。野山社長は社員のことをすごく考えてくれる人なので、日報を入れることが社員の負担の増加に繋がらないかと悩んでおられました。確かに日報は弊社に無い文化なので、受け入れるのにも時間がかかることは想定できました。 それでも導入に踏み切ったのは、思い切った決断だったんだろうなと思います。経営者の目線から長い目で見たとき、必ず定着させるべきだという強い想いがあったからなんだなと感じましたね。

導入の決め手
グッドサイクル理論に共感し、悩むよりもまずやってみる必要性を感じた

導入の決め手やきっかけは何でしょうか？

野山様：2つあります。
1つめはPalette.がグッドサイクル理論を踏襲しており、貴社がPalette.を活用して組織経営をされていることです。社員は日報を毎日提出し、上司はその日報に返信をする。この習慣を作ることで相談がしやすい空気が生まれる。結果として関係の質が向上して、生産性はもちろん業績も上がっていく。このグッドサイクル理論は本当にその通りだと思いましたし、貴社がその思想に基づいて組織経営をされていることに強く興味を持ちました。

2つめは、悩んで導入しない時間が逆にもったいないなと感じたからです。
Palette.のお話を頂いたとき、組織活性化ができるツールとしてとても良いとは思っていたのですが、弊社の社員から反発されてしまうリスクを感じました。そのため、Palette.の導入まで1年近く時間を頂いて、何度もお話させていただきました。
ある打ち合わせで、貴社がPalette.の開発背景や社内DXにいたった過程を伺ったときに、 貴社でさえ順風満帆だったとはいえず、数々の失敗と改善を繰り返してきたという事実を知りました。1、2年の話ではないんだなと思い知らされました。それを聞いて、躊躇していた期間がいかにもったいなかったかと感じるようになりました。

導入の効果
社員の報告の質が上がり、いたるところで良質なコミュニケーションが生まれた

導入後に最も効果を感じた機能は何ですか？

野山様：ずばり日報です。入社した時から日報を書いている若手社員の方が、レベルの高い報告をしてくれます。若手社員がきっちり報告を出している様子を見て、上司たちが良い影響を受けているのも嬉しい効果です。日報を書く事で、論理思考のレベルが相当上がってきていますね。

更に情報の見える化で、部下が何を考え何を気にしているのか、どんな気付きがあったのかをタイムリーに把握することができるようになりました。 直接関わっていないプロジェクトは悪いことは見えても、どれだけ良いことをやっているのかは見えないものです。Palette.を通して今まで見えていなかった情報が見えるため、問題が起きたときタイムリーにサポートができるようになりましたし、コミュニケーションも増えるため社員同士の関係の質が上がっているという実感が湧くようになりました。

部下とのコミュニケーションに日報が役立っているのですね。

野山様：そうですね。理想は社員と1on1ミーティングをすることなのかもしれませんが、何百人もいれば現実的ではないことも明らかです。Palette.なら、ボタンを押すだけで日報や集計値などあらゆる情報を見ることができるので手間も労力も掛かりません。そう考えるとすごく費用対効果があると感じています。

また、掲示板機能を活用して、社長が普段何をしているのかなど普段見えないところを見せるような投稿をしてます。たとえばゴルフコンペ1つとっても、どのような目的で開催しているのか疑問に思っている社員も居ると思います。実際は来てくださった会社との関係性を向上させ、会社経営のプラスになるような動きをしているんだよ、ということを投稿したりしていますね。 社員が目の前の事象だけでなく、その目的や得られる成果や効果に意識を向けられるようになれば、今よりも一層組織が活性化していくと思います。

今後の目標・展望
組織の活性化と考える力の醸成を行っていきたい

今後はPalette.を活用して、どのようなことに取り組んでいきたいですか？

野山様：まだ活用までいたっていませんが、日報の内容から社員のスキルシートを自動で創ることができる機能は非常に興味深い機能だと思っています。 スキルシートの元となる情報を入力してもらうためにも、頑張って日報を浸透させていきたいですね。日報に情報を入力さえすれば、営業職の社員であれば受注案件の規模や金額までデータベース化できます。また技術職の社員も、言語、担当工程、稼働時間などをデータベース化できます。この情報からつくられるスキルシートがあれば、いまよりも良い分析ができ、育成計画や配置の検討もできるようになると考えています。

敷地様：機能を使いこなせていない人も沢山いるので、この後はどう浸透させていくかが課題だと考えています。継続して使っていくことが大事なので、ただの重荷と思わせないよう、目的や効果について私たち上の人間が工夫をしないといけないですね。
今の活用状況であっても、報告ができない社員はプロジェクトのトラブルを抱えがちだということがわかってきました。日報を書くメリットを伝え、日報の効果と日報を提出することがどんな成長に繋がるのかを周知し、社員全体の報告のレベルをあげていきたいと考えています。

社会人にとって「報告」は避けられないということですね。

野山様：そうなんです。どんな立場であっても報告は重要で、私たち自身も報告をしていることを十分理解していない社員が多いことが現状です。 なぜ日報を書く必要があるのかを伝えてあげないとやっぱり浸透しないのだなと感じています。 掲示板やコメントでメリットや目的を伝えていく必要がありますね。

これからの目標はありますか？

野山様： 目標は組織の活性化と、社員ひとり一人が自分たちで考えて行動する力を伸ばしていくことです。

敷地様： 組織を活性化して業績アップに繋げていきたいという社長の思いが伝わればよいですね。