上司と部下のやり取りから”関係性”を見える化して組織の課題を迅速にキャッチアップ！

導入の背景
社員の業務状況や関係性を見える化したい

Palette.の導入前に抱えていた組織や業務の課題について教えてください。

大島様：元々は、私のスタッフでもある管理職の人たちの業務を見える化したいということが始まりでした。実施したい施策に対しどの程度対応してくれているのか、更には、各々の配下のメンバーと良い関係を築けているのか、ということをうまく把握できる方法はないかと悩んでいたんです。

三浦様：私も、自分の部下の状況把握をより確実にするために、コミュニケーションのハードルを下げたいという思いがありました。私自身が大島に報告する際に困っていたことですが、電話やメールが中心なので、電話が繋がらなかったり、メールの文面やCCの宛先に悩んだりして報告に対するハードルが高いんですね。
そうなると報告の頻度が下がって、上司としては状況が見えにくくなってしまう。そこを解決したいという思いはずっとありました。

大島様：あとはなにより、「皆がチームとして一人ひとりのメンバーを大切に思い、向き合えているのか」ということを知りたいと思っていました。一人ひとりのメンバーに常により良い対応をしてあげて欲しいですし、実際どのようにやってくれているかというのは一番知りたいことでしたね。

導入の決め手
導入の決め手は経験に基づいた社内DXとしての実績

導入の決め手となるきっかけは何でしたか？

大島様：最初に御社にお邪魔したときの会社案内で、Palette.の紹介があった時にはもう気になっていました。社員同士の「関係の質」を高めて組織を活性化していく、というコンセプトが、まさに我々のやりたいことだと感じたんです。 さらには実際に御社がこのツールを用いて組織運営されていて、その中で上手くいった取り組みを集めて商品化されている、ということをお伺いして、これはもう是非詳しく伺いたいと思いました。

導入の効果
「日報」で報告のハードルが下がり、会社全体の見通しが良くなった

導入にあたって工夫されたことはありますか？

大島様：いきなり全社員に導入するのではなく、最初は部長だけ、次はこの部署のメンバーだけ、という風に段階的に導入していきました。はじめにお話した通り、まずは部長たちの状況を把握したいというところがスタートでしたので。

導入後にはどのような変化がありましたか？

大島様：部長たちに使ってもらっただけでも、私自身に大きな気付きがありました。今まで自分では細かく指示を出しているつもりでいたのですが、実際「日報」で上がってくる内容を見てみると、指示した以上にたくさんのタスクをこなしてくれていることがわかったんです。今までは時系列で次のゴールやタスクを指示していたのですが、それでは駄目なんだなと。
まずは「何を成し遂げたいのかのゴール」を明確にし、そのために「この順番でこうやりましょう」というレベルで伝える必要があるのだなということに気付きました。

三浦様：報告する側の立場としては、日々の報連相がとても楽になりました。わざわざ電話やメールでコンタクトを取らずとも、1日数分、今まで大島に報告していたような内容を日報に書くだけで済むようになったのは大きいです。
また、報告を受ける側の立場としても、部下からの報告の頻度や質が上がったと感じています。メールでの報告だと変にかしこまってしまうせいか、部下が実際に何を考えて、どういった思いでいるのかというところが捉えにくくて。それが日報だと部下のコメントに対して回答して、そこにまた返信があって、といったやりとりを重ねることで問題が見えるようになってきました。
そして何より、それらが気軽にできるようになったということが「関係の質」を向上する一助になっているのかなと思います。

日報がそのまま社員同士のコミュニケーションになっているのですね。

大島様：そうですね。そしてまさにこれが私の欲しかった情報で、毎朝日報を見るだけで各々のリーダーとメンバーとのやりとりまで確認できるので、各リーダーが部下にどんな指示をしているのか、良い関係を築けているのかといったところが見える化されたのがとても良いです。

今後の目標・展望
1on1機能で社員のモチベーション推移を把握して、定着率アップ

今後はPalette.を活用して、どのようなことに取り組んでいきたいですか？

三浦様：まずは、日報から得られる情報をもっと活用したいですね。たとえば人材の配置というところで、今までは定期的にメンバーの希望を聞く機会を設けていたのですが、これからは日報で事前に情報を把握しておくことで、メンバーの希望をキャッチできるスピードが上がるのではと期待しています。そうすることで結果的にメンバーのモチベーション維持や、退職の防止につながるのではないかなと。

また、フォロー機能をもっと活用して、営業部と開発部など部門をまたいだ情報連携をスムーズにしていきたいと思っています。部門が違ってもフォローすれば日報を見ることができるので、プロジェクトの関係で一時的に見ておきたい人ともコミュニケーションをとりやすくなるかなと思います。

大島様：働いてくれている人たちの思いを知るという観点から申し上げると、1on1機能も使ってみたいですね。実は以前、管理職者と面談を実施したことがあって、結果的に仕事の悩みから離職を考えていた社員を引き止められたことがあったんです。
でも、これを毎月続けるというのは現実的ではないので、普段はリーダーに任せたいんですが、その効果をどう見える化するか悩んでいて。

毎月の1on1はリーダーたちに任せて、その結果をモニタリングするという使い方ですね。

大島様：そうですね。それで何かに悩んでいたり、モチベーションが普段より下がっている社員を見つけて、ピンポイントでフォローしてあげる、ということをやっていきたいですね。

三浦様：あとは、ToDo機能も活用したいと考えています。営業部ではリーダーとの間で、半年から1年のスパンで目標を立てているんですが、そのフェーズ管理に使えそうだなと思っています。フェーズごとに期限を切って、今どの段階まで達成していて、いつまでに何をするということを、ToDoとして管理できると便利ですね。
ToDoだとタイムラインに期限が出てくるので、お互いにリマインドの手間が省けて、それ自体がまたコミュニケーションのハードルを下げてくれるのではないかと期待しています。特に部下から上司にタスクを依頼するとき、上司に直接催促するのはとてもハードルが高いので、Palette.が代わりにリマインドしてくれるのがいいですよね。

大島様：日報の運用が軌道に乗ってきたことで、今の三浦のように「こう使いたい」の声がいろいろ上がってくるようになったので、それぞれ各部門と議論しながら活用していこうと思います。