上司と部下のやり取りから”関係性”を見える化して組織の課題を迅速にキャッチアップ！

導入の背景
社員の業務状況や関係性を見える化したい

Palette.の導入前に抱えていた組織や業務の課題について教えてください。

大島様：元々は管理職の業務を見える化したいということが始まりでした。会社として取り組むべき事柄に対して、なにを、どのレベルで、どこまで対応しているのか、といった状態を把握したいと考えていたからです。また、管理職がメンバーと良い関係を築けているのかについても全体を俯瞰してみることが難しく、何か良い手段はないものかと悩んでいました。

三浦様：私も部下の状況を正しく把握したいと考えていました。ただ、この状況把握はシステムでの管理ではなく、コミュニケーションの改善によって実現したいと考えていました。私自身が大島に報告する際に困っていたことですが、電話やメールが中心なので、電話が繋がらなかったり、メールの文面やCCの宛先に悩んだりすることが良くあります。つまり、上司に対する報告は、心理的なハードルが高いんです。このような状態では、報告の頻度は下がりやすく、結果として上司の状況把握を妨げるのではないかと考えていたんです。

大島様：もちろん、社員を抱える立場として「皆がチームとして一人ひとりのメンバーを大切に思っているのか」「本音で向き合えているか」ということも知りたいと思っていました。メンバーには常により良い対応をしていきたいと考えていますし、メンバー間でも思いやりのあるコミュニケーションを取り、ひとりでも多くのメンバーが組織に対して良い印象を持ち続けてもらいたいと考えています。実際のところメンバーがどのように感じ、どのような行動をしているのかは、非常に興味がある内容でした。

導入の決め手
システナ自らがPalette.を使って社内DXを成し遂げたという実績

導入の決め手やきっかけは何でしょうか？

大島様：はじめて貴社にお伺いしたときに、Palette.の紹介を受けました。聞いた瞬間に、社員同士の「関係の質」を高めて組織を活性化していくというコンセプトが、まさに我々のやりたいことだと感じたんです。貴社がPalette.を活用して組織を運営されており、その中で上手くいった取り組みを厳選して商品化しているということなので、これは詳しく聞くしかないと思いましたね。

導入の効果
「日報」で報告のハードルが下がり、会社全体の見通しが良くなった

導入にあたって工夫されたことはありますか？

大島様：いきなり全社員に導入するのではなく、最初は部長だけ、次はこの部署のメンバーだけ、という風に段階的に導入していきました。もともと管理職の状況を把握したいというところがスタートだったためではありますが、結果的にスムーズな導入に繋がったのではないかと思います。

導入後にはどのような変化がありましたか？

大島様：部長たちに使ってもらっただけでも大きな気付きが得られました。今まで自分では細かく指示を出しているつもりでいたのですが、実際「日報」で上がってくる内容を見てみると、指示した以上にたくさんのタスクをこなしてくれていることがわかったんです。今までは時系列で次のゴールやタスクを指示していたのですが、それでは不十分だったのだな、と。気付いた内容をもとに、部長とのコミュニケーションを改善しました。「ゴール（何を成し遂げたいのか）」を明確にし、そのために「この順番」で「こうやりましょう」というレベルで伝えることで、無駄なくタスクに取り組めるようになりました。

三浦様：報告する側としては日々の報連相がとても楽になりました。わざわざ電話やメールでコンタクトを取らずとも、1日数分日報に書くだけで済むようになったのは大きいです。
また、報告を受ける側の立場としても、部下からの報告の頻度や質が上がったと感じています。メールでの報告だと変にかしこまってしまうせいか、部下が実際に何を考えて、どういった思いでいるのかというところが捉えづらかったことに気付かされました。日報であれば、部下のコメントを起点に複数のやりとりを重ねることができます。やり取りの中で、部下が抱えている悩みや問題が見えてくることも多く、部下の状況をこれまで以上の解像度で見ることができるようになりました。
そして何より、これらが気軽にできるようになったということが「関係の質」を向上する一助になっているのかなと思います。

日報がそのまま社員同士のコミュニケーションになっているのですね。

大島様：そうですね。まさにこれが私の欲しかった情報でもあります。毎朝日報を見るだけで各々のリーダーとメンバーとのやりとりまで確認できるので、リーダーが部下にどんな指示をしているのか、良い関係を築けているのかなど、様々な情報が見える化されました。

今後の目標・展望
社員のモチベーションの変化を把握して定着率アップ

今後はPalette.を活用して、どのようなことに取り組んでいきたいですか？

三浦様：まずは、日報から得られる情報をもっと活用したいです。たとえば人材の配置です。今までは定期的にメンバーの希望を聞く機会を設けていたのですが、今後は日報で事前に情報を把握することもできると思います。希望を聞く面談の場では言語化されなかったメンバーの本音を踏まえて、よりメンバーの理想に近いかたちで配置を検討できればと思っています。これは結果的にメンバーのモチベーション維持や、退職の防止につながるのではないかなと期待しています。

また、フォロー機能を活用して部門をまたいだ情報連携をスムーズにしていきたいと思っています。Palette.ならフォローをすることで異なる部門のメンバーの日報を見ることができます。プロジェクトの関係で一時的に見ておきたい人ともコミュニケーションをとりやすくなるかなと思います。

大島様：働いてくれている人たちの思いを知るという観点から申し上げると、1on1機能も使ってみたいですね。実は以前、管理職者と面談を実施したことがあって、結果的に仕事の悩みから退職を考えていた社員を引き止められたことがあったんです。
でも、これを毎月続けるというのは現実的ではないので、普段はリーダーに任せたいんですが、その効果をどう見える化するか悩んでいました。Palette.なら無理なく見える化ができるのではないかと考えています。

毎月の1on1はリーダーたちに任せて、その結果をモニタリングするという使い方ですね。

大島様：そうですね。何かに悩んでいたり、モチベーションが普段より下がっている社員がいたらピンポイントでフォローする、ということをやっていきたいですね。

三浦様：ToDo機能も活用したいと考えています。営業部ではリーダーとの間で、半年から1年のスパンで目標を立てているのですが、目標の進捗状況の管理に使えるのではないかと思っています。フェーズごとに期限を切って、今どの段階まで達成していて、いつまでに何をするということを、ToDoとして管理できると便利ですね。
ToDoだとタイムラインに期限が出てくるので、リマインドの手間も省けます。それ自体がコミュニケーションのハードルを下げてくれるのではないかと期待しています。特に部下から上司にタスクを依頼するとき、上司に直接催促するのはとてもハードルが高いので、Palette.が代わりにリマインドしてくれるのがいいですよね。

大島様：日報の運用が軌道に乗ってきたことで、今の三浦のように「こう使いたい」の声がいろいろ上がってくるようになりました。これも良い変化だと感じています。各部門と議論しながら、今後もPalette.を一層活用できるようにしていきたいと思います。