セキュリティやサポートへの安心感が決め手に！
社内業務をPalette.に集約して業務効率化！

導入の背景
現場が不満に思うことなく、経営判断に必要な情報を集めたい

なぜPalette.の導入を検討されたのですか。

黒澤様：現場の情報を抜け漏れなく集めたいと考えたからです。
弊社では10年ほど前から他社のグループウェアを利用していました。 しかしながら、その活用状況は今一つで、社員から様々な不満が上がっていました。 具体的には「ユーザーインターフェースが使いづらい」「スマホに対応していないため出先で使えない」といったものです。 また、社内のコミュニケーションの一環として社員に日報の提出をするようルール化していたのですが、いつも決まったメンバーだけが提出や返信をしていたことも課題に感じていました。

私自身、グループウェアに使いづらさを感じてはいなかったのですが、社員の不満から目を背けていては、企業として必要な情報を集めることができないことも事実です。 これらの課題を解決するために、経営者としてグループウェアの見直しが必要だと考えたのがきっかけです。

導入の決め手
「ギャップは埋めます」と言っていただけた「安心感」

導入の決め手やきっかけは何でしょうか？

黒澤様：日報機能とセキュリティ対応が決め手になりました。 実は、過去何度もグループウェアを入れ替えようとする動きはありました。しかし、弊社の活用イメージに合うようなちょうどいいグループウェアが見つからず、具体的な話まで進んだことはありませんでした。 システナさんからPalette.を紹介いただいたとき、日報機能に魅力を感じました。実際の画面を見せていただき、社員たちの日報を横断的に見てコメントする様子を紹介いただいたのですが、これなら弊社でも活用できると、導入のイメージがわいたことも大きなポイントでしたね。 また、ちょうどその時期にISO27001の更新手続きを進めており、当時使用していたグループウェアではセキュリティ的に問題があることがわかりました。 タイミング的にも「替えるなら今しかない」と思ってしまいましたね（笑）。

移行にあたって懸念していたことはありますか？

黒澤様：これまで使用していたグループウェアと比較して機能的にギャップがないかどうかを重視していました。もちろん不確定要素もあったのだろうと思いますが、システナさんから「ギャップは埋めます」と言っていただき、大きな懸念は感じていませんでした。 セキュリティ面に関しては、システナさんのシステム開発実績は十分知っており、Palette.自体も厳しい脆弱性診断をクリアしていると伺ったので、安心して導入できるツールだと考えていました。

導入の効果
社員同士のコミュニケーションが活発になり、主体的な動きも次々と生まれた

以前のグループウェアからの移行の状況はいかがでしょうか？

黒澤様：すでに移行は完了しており、これまでの業務をPalette.だけで運用できています。導入の前に何度も打合せを重ね、変更前後の機能の違いを明確にしていただいたことが功を奏したのだと思っています。自社だけでツールを入れようとしていたら、ここまでスムーズにはできなかったでしょうね。

導入後に生まれた変化はどのようなものがありましたか？

黒澤様：スマホで利用できて便利だという喜びの声が多く得られました。 弊社はお客様先で業務を行う社員が多いため、以前のグループウェアでは帰宅後にPCを開く必要がありました。Palette.なら、通勤中でも掲示板やToDoの確認、ちょっとした承認作業などをスマホでできます。確かに、いちいち自宅でPCを開く手間を強いられるのは面倒ですよね。もっと早く社員の不満に気づいて手を打っていれば良かったと反省しています。

また、社内のコミュニケーションが活性化したようにも思います。 Palette.には、日報の提出率や返信数をランキングで表示する機能があります。このランキングを見ながら「課の提出率が低いから対策を考えよう」「返信数のランキングであの人を抜かそう」といった新しいコミュニケーションが生まれています。

私自身としては日報がお気に入りです。メールで日報のやり取りをする場合、過去にさかのぼって返信するのは手間がかかります。Palette.ならSNSのように気軽に返信ができて、遡るのも簡単です。「いいね」機能もあり、コミュニケーションのバリエーションが増えました。Palette.は普段のコミュニケーション、メールは業務連絡と切り分けられたのはすごくありがたいと感じています。

今後の目標・展望
Palette.で一元管理の実現に期待

今後のPalette.に期待することや要望はありますか？

黒澤様：スケジューラー機能の強化です。弊社では管理職や事務職の社員がスケジューラー機能をよく使っています。スケジュール登録した予定以外に、他の機能と連動した内容を表示してもらえると嬉しいです。たとえばタイムライン上でToDoをリマインドするだけでなく、スケジューラーにも表示できるようになると、「この日までに対応しないと」と気付くことが出来るので、抜け漏れが一層減ると思っています。

今後はPalette.を活用して、どのようなことに取り組んでいきたいですか？

黒澤様：日報やToDoなど、基本的な機能の運用は浸透してきたので、まだ使えていない機能の運用を始めたり、蓄積されたデータの活用に取り組んでいきたいと考えています。

特に人事評価機能は、非常に便利な機能ではないかと思っています。システナさんがセミナーで紹介されていましたが、メールとExcelで人事評価シートをやりとりして、経営陣が休日集まって議論してという「従来型の人事評価運用」は、弊社の実態と全く同じです。これを効率化できるのはかなり魅力的なため、改めて課題意識を持つようになりました。そのほかにも非効率な業務をPalette.に置き換えながら一元管理していきたいと思っています。

データ活用は、日報から自動生成される各種機能の他にも、ダッシュボードやランキングに出ている情報を活用したいと考えています。ただ連携するだけでなく、運用方法の改善も踏まえて、弊社なりのDXを推進していきたいです。