セキュリティやサポートへの安心感が決め手に！
社内業務をPalette.に集約して業務効率化！

導入の背景
現場が不満に思うことなく、経営判断に必要な情報を集めたい

Palette.の導入前に抱えていた組織や業務の課題について教えてください。

黒澤様：もともと他社のグループウェアを10年ほど使っていて、正直に言うと私自身は特に困っていなかったのですが、社員から徐々に不満の声が上がるようになってきたんです。
ユーザーインターフェースがいまどきの仕様でなく使いづらいとか、スマホに対応していないので出先で作業できず不便といった声ですね。
また、社内コミュニケーションの一環としてメールで日報を提出させていたんですが、いつも決まったメンバーだけが提出や返信をするようになっていたので、なんとかしたいと感じていました。

導入の決め手
「ギャップは埋めます」と言っていただけた「安心感」

導入の決め手やきっかけは何でしょうか？

黒澤様：グループウェアを新しくしようという動きは社内でも何度かあったのですが、しっくりくるものがなくとん挫を繰り返していました。そんな中、Palette.を紹介いただいて、まず日報機能に興味を持ったんです。
その場で実際の画面を見せていただいて、社員たちの日報を横断的に見てコメントしていけるのが魅力的だなと。
さらにはちょうどその時期にISO27001の更新手続きを進めていたのですが、今のグループウェアはセキュリティ的に問題があることがわかり、「今が変え時だな」と決心したのが大きな理由ですね。

移行にあたって懸念していたことはありますか？

黒澤様：元のグループウェアと機能的なギャップがないかはとても重視していたのですが、「ギャップは埋めます」と言って頂けたので、大きな懸念はありませんでした。セキュリティ面に関しても、御社が長くシステム開発をやってきた実績は存じ上げていましたし、Palette.自体も厳しい脆弱性診断をクリアしていると伺ったので、安心して導入できるなと思いました。

導入の効果
社員同士のコミュニケーションが活発になり、主体的な動きも次々と生まれた

旧グループウェアからの移行の状況はいかがでしょうか？

黒澤様：もう完全に乗り換えが完了して、今はPalette.だけで運用できています。
導入の前に具体的な機能の対比について御社と打ち合わせをして、ギャップが埋まった状態で導入できたのが功を奏したと思います。

導入後にはどのような変化がありましたか？

黒澤様：社員からはやはりスマホで利用できるのが嬉しいという声がありましたね。弊社は基本的にお客様先で働いているメンバーが多いので、今までのグループウェアだと帰宅してからわざわざPCで開くのが面倒だったみたいで。掲示板やToDoを確認したり、ちょっとした承認作業なら通勤中にスマホでさっとできるというのが便利だと喜んでいます。

私自身としては日報が気に入っています。メールだと過去のものを探したり、返信でのやり取りがしづらい部分がありましたが、Palette.だとSNSのように気軽に返信や「いいね」ができて、遡るのも簡単なのがいいですよね。メールは完全に業務連絡だけになったので、この切り分けができたのもすごくありがたいです。

また、日報の提出率やコメント返信数のランキングが見られるのもいいですね。この課が提出率低いから対策を考えようとか、社員同士が返信数のランキングで「あの人を抜かすぞ」と切磋琢磨してくれたりだとか、Palette.を通じて社内コミュニケーションが活性化したように感じています。

あとはToDoが以前よりも便利になりました。以前のグループウェアにもToDoはありましたが、期限が近いとか過ぎているといったことはその画面にまで行かないとわからなかったので、トップページのタイムラインに自動で表示してくれるのはありがたいです。

今後の目標・展望
Palette.で一元管理の実現に期待

今後のPalette.に期待することや要望はありますか？

黒澤様：弊社では主に事務スタッフや管理職たちがスケジューラーの機能をよく使っているのですが、スケジュールとして登録した予定以外に、他の機能と連動した内容を色々表示してもらえると嬉しいですね。
たとえばToDoで、今すでにあるタイムラインでのリマインドの他に、スケジューラーにも出してもらえると、もう少し先の予定でも「ああこの日までにしないとな」と気付くことができて助かるかなと。

今後はPalette.を活用して、どのようなことに取り組んでいきたいですか？

黒澤様：日報やToDoなど、基本機能の運用は軌道に乗ってきたので、まだ使えていない機能の運用検討や、蓄積されたデータの活用に取り組んでいこうとしています。

中でも評価機能は、以前御社のセミナーを拝見したときにすごく便利そうだと思ったので、ぜひ使っていきたいですね。
セミナーで出てきた「従来の運用」の部分がまさに弊社のことで、メールとExcelで評価シートをやりとりして、経営陣が休日集まって評価委員会で議論して…ということを今もやっているので、そこを効率化できるのはかなり魅力的です。
そのほかにも今Excelなどでやっている業務は順次Palette.に置き換えて、一元管理していきたいと思っています。

Palette.上のデータの活用というところでは、日報から経歴書が自動生成される機能や、各ダッシュボード・ランキングに出ている情報を活用していきたいです。あとは今Palette.の日報から勤怠情報をダウンロードして、Excelの勤怠シートに連携しているのですが、そのあたりの運用改善もしていきたいと考えています。